A presente política tem o objetivo de estabelecer diretrizes na entrega, oferta, promessa de presentes, hospedagem, entretenimento, viagens e despesas por parte dos colaboradores da FLIX PAY.
Em razão da semelhança deve ser aplicada, lida e interpretada em conjunto com o código de ética e a política anticorrupção.
Existem preocupações quanto à oferta de presentes, hospedagem, entretenimento e viagens de alguma forma possam existir vinculação com uma possível transação comercial ou aprovação de negócio.
Mesmo que inexista qualquer intenção de corromper pode ocorrer ainda um risco que o beneficiário entenda de forma diversa, razão pela qual a presente política busca prevenir.
Devemos sempre manter uma boa relação com nossos parceiros comerciais, sendo que a presente política não serve para prejudicar o desejo de fomentar boas relações com parceiros de negócios e outras pessoas interessadas, mas sim criar regra para que sejam realizadas por meio de interações sociais legítimas e ocasionais.
Esta política é aplicada aos sócios, aos administradores e aos demais colaboradores da FLIX PAY, assim como aos seus parceiros de negócios, fornecedores, representantes, consultores e terceiros, atuando em nome ou em interesse do banco.
Na política anticorrupção da FLIX PAY são apresentados os conceitos de corrupção, suborno e vantagem indevida, o que também serve para o presente documento.
Os exemplos a seguir ilustram certas situações de vantagem indevida nas quais também se aplicariam esta Política:
• Benefício não monetários oferecido em vez de pagamento em dinheiro;
• Benefício oferecido com recursos próprios do Empregado ou colaborador;
• Promessas de oferecer recomendações (por exemplo, colocar o currículo de alguém no topo da lista);
• Promessas de oferecer oportunidades a parentes (por exemplo, educação, emprego ou benefícios médicos);
• Promessas de realizar alterações em contratos;
• Um item oferecido como pagamento de facilitação;
• Presentes ou benefícios oferecidos ou entregues fora do local de trabalho;
• Promessas de reembolso de despesas de um Funcionário Público;
• Oferta ou contribuição à partido político ou a candidato a cargo eletivo no Poder Público, o que é proibido pela FLIX PAY.
Qualquer presente, hospedagem, entretenimento, viagens ou pagamentos de despesas a ser oferecido, fornecido ou recebido pela FLIX PAY, por qualquer um de seus Integrantes, deverão observar os seguintes requisitos:
A) Ser de boa-fé, apropriado e razoável, e ser oferecido/dado ou recebido em conformidade com todas as leis e regulamentações aplicáveis;
B) Ser relacionado às atividades da FLIX PAY;
C) Não deverá ser recebido ou oferecido/dado com a intenção ou a possibilidade de influenciar a tomada de decisão ou outra conduta do destinatário (nem dar margem a esta interpretação);
D) Não deverá fazer parte de uma troca de favores (e.g., contratação de um fornecedor);
E) Não deverá ser exagerado ou extravagante no contexto em questão, sendo geralmente compreendido que o limite para o exagerado ou extravagante no contexto governamental (público) é consideravelmente mais baixo do que no contexto privado;
F) Não são permitidos o recebimento ou a oferta de qualquer valor em dinheiro ou equivalente (exemplo: vale-presente);
G) Sem prejuízo das diretrizes e regras estabelecidas nesta Política, a FLIX PAY deverá observar estritamente a legislação aplicável;
H) Deverá ser reportado a área administrativa e jurídica conforme exigir esta Política.
Para chegar a uma conclusão de que o oferecimento dessas vantagens podem configurar um privilégio ou benefício inapropriado as seguintes perguntas devem ser respondidas:
• O aceite ou a oferta da vantagem poderia infringir a Lei, o Código de Ética da FLIX PAY, esta Política ou a Política Anticorrupção?
• Sob a perspectiva do beneficiado, a vantagem seria capaz de influenciar sua capacidade de tomar decisões imparciais?
• Há uma expectativa de que algo seja concedido em troca caso aceite a vantagem entregue?
• As pessoas se sentiriam desconfortáveis ao contar o ato para seus colegas, superiores, família, imprensa, outros Colaboradores, Terceiros ou clientes da FLIX PAY que receberam ou ofereceram a vantagem?
Apenas uma resposta “sim” pode configurar uma conduta indevida por parte dos funcionários ou colaboradores da FLIX PAY.
Em caso de dúvida sugerimos procurar os setores administrativo e jurídico antes da tomada de qualquer decisão.
Cabe salientar ainda que é vedada a oferta, promessa ou recebimento de presente, hospedagem, entretenimento, viagens ou pagamentos de despesas por Terceiros agindo no interesse ou benefício da Companhia.
A oferta, entrega, promessa ou recebimento de presente, hospedagem, entretenimento, viagens ou pagamentos de despesas não deve ocorrer de forma habitual para o mesmo Colaborador ou indivíduo, Agente Público ou não. É considerada “habitual” a ocorrência desses eventos acima de 2 (duas) vezes em um período de 12 (doze) meses. Caso tal situação ocorra, a Área de administrativa e jurídica deve ser comunicada.
PRESENTES e BRINDES:Presentes são itens que possuam pequeno valor comercial, acima de R$ 100,00 (cem reais), e que são ofertados sem o logotipo da FLIX PAY e da pessoa jurídica que concedeu. Qualquer presente ofertado pela FLIX PAY deve ter a autorização da diretória administrativa e jurídica da empresa
Brindes são itens sem valor comercial ou com valor de mercado de até R$ 100,00 (cem reais), distribuídos ou recebidos a título de cortesia, propaganda ou divulgação habitual e que normalmente contém o logotipo pessoa jurídica que concedeu o Brinde ao Colaborador da FLIX PAY, tais como agendas, calendários, chaveiros, pen drives, bonés, camisetas e canetas.
A oferta, entrega ou promessa de um Brinde a uma pessoa que seja ou não Agente Público, não requer autorização prévia da Área administrativa e jurídica, atentando para o conceito de Brinde e frequência.
HOSPEDAGEM, ENTRETENIMENTO E VIAGENS:Hospedagem não é apenas na questão do acolhimento das pessoas, mas também diversas formas de hospitalidade, ou seja, passeios, recepções ou workshops e etc.
Entretenimento são atividades ou eventos que tenham como principal fim proporcionar lazer aos seus participantes, tais como festas, shows, eventos esportivos.
Viagem é qualquer gasto com transporte aéreo, ferroviário, rodoviário, aquaviário, ou qualquer outro meio de transporte ou estadia em hotel, pousada, resort ou outro meio de hospedagem, que não tenha vínculo direto com a prestação de serviços por Colaboradores ou que não sejam previstos em contratos com Terceiros.
Qualquer pessoa da FLIX PAY (Sócio, diretor, funcionário, terceirizado ou colaborador) deverá obter autorização expressa ou por escrito do setor jurídico e administrativo antes de prometer, oferecer hospedagem, entretenimento, viagens a qualquer outro membro do banco e terceiros (parceiros comerciais, clientes e etc.) politicamente expostos ou não.
Mesmo quando em viagens em prol da FLIX PAY, realizada por seus funcionários e colaboradores, deverá o responsável solicitar autorização para a diretória administrativa e jurídica da FLIX PAY.
Os sócios e diretores poderão realizar viagens, em prol da FLIX PAY, sem a autorização da diretória administrativa e jurídica, contudo deverão seguir as regras estabelecidas nesse documento, no código de ética e na política anticorrupção.
A FLIX PAY não arcará com as despesas de parentes ou amigos dos beneficiários da Viagem.
Todas as viagens deverão ser procedidas de cotações pelo responsável, respeitando sempre o melhor custo/benefício para empresa, devendo apresentar todos os valores para o setor administrativo e jurídico quando da solicitação.
DESPESAS:Todas as despesas pagas pela FLIX PAY a terceiros ou para seus próprios funcionários deverão passar previamente pela área administrativa e jurídica da empresa, sob pena de acarretar em sanções previstas no código de ética e na política anticorrupção.
Todas as despesas relacionadas a Brindes, Presentes, hospedagem, Entretenimentos, Viagens ou qualquer outra desepsa devem ser lançadas de forma detalhada e completa nos registros contábeis da FLIX PAY. O setor de contabilidade deve assegurar-se de que o registro incluirá a despesa incorrida, o destinatário e o valor do ato.
O recebimento de um Brinde oferecido por Agente Público ou não, não requer autorização prévia da Área da área jurídica e administrativa da FLIX PAY. Presente, entretenimento ou outras hospitalidades.
Todo Colaborador do Banco deverá reportar para o setor administrativo e jurídico todo recebimento de Presente, Entretenimento ou Hospitalidade que ultrapasse o valor unitário de R$ 100,00 (cem reais) quando fornecido por indivíduo nas relações comerciais.
A FLIX PAY poderá autorizar que um Colaborador aceite o pagamento de custos de Viagem ofertada por Terceiros desde que não configure benefício irregular ou ato que atente contra a política anticorrupção do Banco. As despesas de Viagem incluirão apenas os custos razoáveis com transporte, hospedagem e refeição relacionados diretamente com o objetivo comercial da Viagem.
Independentemente das partes envolvidas, de modo geral, as refeições deverão ser de valor razoável compatível com as pessoas e cargos envolvidos e/ou o contexto de sua realização.
Caso o ofertante seja Agente Público ou Pessoa Politicamente Exposta, independentemente do valor, tal fato deverá ser reportado à administrativa e jurídica, exceto em caso de reuniões de rotina operacional relacionadas à execução de contrato anteriormente firmado entre a FLIX PAY e a respectiva Autoridade Governamental.
Os colaboradores não estão autorizado a aceitar pagamento de refeições quando o ato envolver membros de Autoridade Governamental com a qual a FLIX PAY esteja realizando processos de contratações/licitações ou negociações contratuais.
O Colaborador que descumprir quaisquer determinações previstas nesta Política estará sujeito às sanções previstas no Código de Ética e Conduta da FLIX PAY, como medidas disciplinares, incluindo a rescisão contratual.
As sanções previstas nesta serão aplicadas levando-se em consideração a gravidade dos atos praticados e a consistência das evidências obtidas.
Além disso, Colaboradores e Terceiros devem estar cientes de que qualquer infração às determinações das Políticas estabelecidas pela FLIX PAY podem estar sujeitas às penalidades legais cabíveis.
Por fim, cabe informar que a FLIX PAY possui canal de comunicações e denúncias por meio do telefone (11) 93585-3075 e e-mail: juridico@flixpay.com.br.
